• 18‏‏/4‏‏/2021
• المؤلف:

كيف تجد أن الوقت ينفذ منك غالباً؟ أسبوعياً، يومياً، وكل ساعة؟ بالنسبة للكثيرين يبدو أنه لا يوجد هناك ما يكفي من الوقت خلال اليوم لفعل كل ما تريده.

عندما تعرف كيفية إدارة وقتك فسوف تتمكن من التحكم به، فبدلاً من الانكباب على العمل هنا وهناك وفي كل مكان وعدم تمكنك من تنفيذ الكثير من العمل في أي مكان، فإن الإدارة الفعالة للوقت تساعدك على اختيار ما ستفعله ومتى. هذا أمر ضروري إذا كنت ترغب بتحقيق أي شيء ذو قيمة حقيقية.

الأدوات التي يمكنك استخدامها لإدارة وقتك:

تحديد الأهداف

للبدء بإدارة الوقت بفعالية فعليك أن تقوم بتحديد الأهداف. عندما تعلم أين أنت ذاهب عندها ستتمكن من معرفة ما ينبغي القيام به بالضبط بالطريقة التي تريدها، فبدون تحديد الأهداف الصحيحة  سوف تهدر وقتك مشوشاً بين الأولويات المتضاربة.

تحديد الأولويات

إن تحديد الأولويات لما يلزم القيام به هو أمر هام جداً. وبدون القيام بذلك وإن كنت تعمل بجد، لن تتمكن من تحقيق النتائج التي تريدها لأن ما تعمل عليه ليس بالضرورة أن يكون ذو أهمية استراتيجية.

معظم الناس لديهم قوائم بالمهام المراد تنفيذها من نوع ما، والمشكلة مع العديد من هذه القوائم أنها ليست سوى مجموعة من الأشياء المراد تنفيذها. ليس هناك أي قافية أو سبب لهذ القائمة، وبسبب ذلك فإن العمل الذي يقومون به هو غير منظم. إذاً كيف يمكنك العمل على قائمة المهام – من الأعلى إلى الأسفل، ومن الأسفل إلى الأعلى، ومن الأسهل إلى الأصعب؟

للعمل بكفاءة تحتاج إلى العمل على المهام الأكثر أهمية وذات القيمة الأعلى. بهذه الطريقة لن تهرول للعمل على تنفيذ مهمة حاسمة مع اقتراب الموعد النهائي.

إدارة المقاطعات

إن وجود خطة ومعرفة كيفية تحديد الأولويات هو شيء واحد، وتكون المسألة الثانية هي معرفة ما يجب القيام به للتقليل من المقاطعات التي تواجهها خلال يومك. من المتعارف عليه أن المدراء يحصلون على وقت قليل جداً من دون انقطاع للعمل على المهام ذات الأولوية الخاصة بهم. وهناك المكالمات الهاتفية وطلبات المعلومات والأسئلة من قبل الموظفين ومجموعة كاملة من الأحداث التي تطرأ بشكل غير متوقع. البعض منها بحاجة ليتم التعامل معها على الفور والبعض الآخر بحاجة إلى إدارة.

مع ذلك فإن بعض الوظائف تتطلب وجودك لتنفيذها عندما يكون الناس بحاجة لمساعدتك، وبالتالي المقاطعات هو جزء طبيعي وضروري من الحياة. في هذه الحالة عليك القيام بما تستطيع فعله للتقليل من ذلك، ولكن عليك التأكد من عدم إخافتك للناس عندما يقومون بمقاطعتك عندما يتوجب عليهم ذلك.

التسويف
إن عبارة " سأقوم بها لاحقاً" أدت إلى سقوط الكثير من الموظفين الجيدين. بعد العديد من تكرار عبارة "لاحقاً" فإن العمل سيتراكم كثيراً حتى تبدو أي مهمة مستعصية الحل. إن التسويف هو أمر مغري كما أنه قاتل، وإن أفضل طريقة للتغلب عليه هو الاعتراف بأنك شخص مماطل في الواقع، بعدها أنت بحاجة لمعرفة السبب وراء ذلك. ربما السبب هو كونك خائف من الفشل؟ (وبعض الناس يخافون في الواقع من النجاح!)

بمجرد معرفتك للسبب وراء مماطلتك عندها يمكنك التخطيط للتخلص من هذه العادة. كافئ نفسك عند قيامك بتنفيذ الأعمال، وقم بتذكير نفسك دوماً بالعواقب الوخيمة لعدم القيام بتلك المهام المملة!

الجدولة
إن جزء كبير من إدارة الوقت يؤدي إلى جدولة فعالة لوقتك. عندما تعلم ما هي أهدافك وأولوياتك الخاصة عندها أنت بحاجة لمعرفة كيفية إنشاء الجدول الزمني الذي يبقيك على المسار الصحيح ويحميك من الإرهاق.

هذا يعني فهم العوامل التي تؤثر على الوقت المتاح لديك للعمل. ليس عليك فقط جدولة المهام ذات الأولوية، بل عليك أيضاً ترك مجال للمقاطعات، ووقت طوارئ للأحداث الغير متوقعة والتي تؤدي إلى فوضى في جدولك الزمني الخاص بك. عند إنشاء جدول زمني قوي يعكس أولوياتك ويدعم أهدافك الشخصية عندها تحصل على مزيج ناجح: المزيج الذي من شأنه السماح لك بالتحكم بوقتك والحفاظ على التوازن في حياتك.

النقاط الرئيسية

إدارة الوقت هو مهارة أساسية تساعدك على إبقاء العمل الخاص بك تحت السيطرة، وفي الوقت نفسه فإنه يساعدك في الحد من التوتر إلى أقل مستوى ممكن.

نحن جميعاً نرغب بالحصول على ساعتين إضافيتين في كل يوم، وكوننا نرى أن هذا الشيء مستحيل فإننا بحاجة للعمل بذكاء على الأمور ذات الأولوية القصوى ومن ثم إنشاء جدول زمني يعكس عملنا وأولوياتنا الشخصية.

مع هذا فإنه يمكننا العمل بطريقة مركزة وفعالة والبدء بشكل فعلي بتحقيق تلك الأهداف والأحلام والطموحات التي نهتم بها كثيراً.